运城市财经学校省级示范校项目建设档案管理制度

 

第一章 总 则    

为建立健全省级示范校项目各类建设档案，便于省级示范校项目建设的监督、检查、总结、交流，顺利实现建设目标，依据《山西省教育厅、山西省人力资源及社会保障厅、山西省财政厅关于开展省级中等职业教育改革发展示范校建设工作的通知》（晋教职〔2018〕4号）等有关文件，特制定示范校项目建设专门档案管理制度。     

第一条  为了加强省级示范校建设项目档案（以下简 称《示范校档案》）整理立卷和归档工作，充分发挥《示范校档案》在学校各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关法规，结合我校情况，制定本规定。    

第二条 加强对档案工作的领导和管理。由示范校项目建设主管副校长分管档案工作，示范校项目建设管理办公室副主任负责档案管理，并指配一名办公室成员兼职档案员，具体负责《示范校档案》的档案收集、整理和移交工作。   

第三条 《示范校档案》是学校在项目建设中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的材料。包括党群、行政、教学科研、基本建设、仪器设备、出版、外事、财务和声像档案。    

第四条 《示范校档案》是学校在项目建设中的真实历史记载，是学校的宝贵财富，各项目建设承办单位必须加强各类建设资料的收集整理，确保项目建设各项任务流程环节的建设资料完整、真实、准确、系统，并按年度交学校示范校项目建设办公室统一管理，任何人不得据为己有。 

第二章 管理体制及工作职责 

第五条 示范校项目建设管理办公室是《示范校档案》归口管理部门，所有建设资料按项目管理要求进行分类整理并及时放入项目建设成果室进行管理，项目领导小组对《示范校档案》管理工作进行监督和指导。 

第六条 《示范校档案》档案员的基本任务和职责   

 1. 贯彻执行国家关于档案工作的政策，规划《示范校档案》工作；   

2．制定《示范校档案》工作规章制度，监督、指导、检查执行情况；   

3．负责收集、整理、分类、鉴定、保管、统计项目建设中各类档案及有关的资料；    

4．开展《示范校档案》开放利用工作，主动为中心的教学科研及各项管理工作服务；    

5．参加信息工作的整体化建设，负责编辑档案参考资料、编制检索工具，积极开发档案信息资源； 

6. 注意档案材料的安全和保密工作，所有资料一律不得外借，特殊情况需经校长批准后方可借阅。  

第七条  各项目建设承办部门档案管理职责   

 1.负责本部门分项目及各子项目建设文件材料的收集、积累、保管和整理立卷归档工作，保证归档文件材料的完整、真实、准确、系统；    

2.检查、督促本部门工作人员按时做好文件材料的归档工作，负责本部门留存档案的保管和提供利用；    

3.本部门有关工作人员工作变动时，要督促其做好文件材料的移交工作；    

4.注意建设资料特别是成果性文档的安全和保密工作，不经示范校项目建设主管领导批准，不得以任何形式外借。 

第三章  档案的立卷归档      

第八条  实行按项目分类立卷归档制度。项目建设期间，项目建设成果展室由项目办档案员管理，分项目档案柜由项目建设承建部门管理。项目建设结束后，所有档案均归项目办管理，同时入学校档案管理计划和规划。各分项目档案在分项目建设实施的同时即开始建立，与分项目的布置、检查、总结、验收各项工作同步开展。           

各建设部门对已办理完毕，具有保留价值的各种文字、图表、声像等不同体载的文件材料，按照档案管理要求，必须收集齐全完整、按年度、问题或重要程度分类整理立卷。立卷完成后，经各项目建设负责人审查签字，拟制移交清单，于次年三月底前向学校示范校项目建设管理办公室移交归档；分项目建设完成并通过校内验收后，应在两个月内归档。           

第九条 案卷的质量要求       

１．遵循文件材料的规律，保持彼此间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

２．卷内文件必须准确反映本校的教学、科研和管理活动的真实内容，手续完备，制作与书写材料利于长期保存。       

３．管理内容的档案按问题、时间或重要程度排列，要注意密不可分材料的排列顺序，批复在前、请示在后；正件在前、附件在后；印件在前、定稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后；文字材料在前；图表在后。      

４．专题性，成套性档案（含教学、科研、基建、仪器设备、出版等档案）按阶段、结构等分别组卷。       

５．每个案件（卷）必须按规定格式逐件填写文件目录、编页号、填写立卷人、立卷时间、更改说明、正确划分保管期限，案件（卷）题名简明确切，体式一致。

６．案卷装订整齐牢固，封面书写工整，清晰，卷容美观大方。  第四章 档案整理、保管和统计    

第十条 档案必须按全宗整理，同一全宗的档案不能分散。   

第十一条  按照工作规范对《示范校档案》分类、编号、排架、一经确定不得随意改动。    

第十二条 档案室要符合保管条件，在档案管理中注意防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防高温等。房内严禁存放易燃、易爆及与档案无关的物品，保持环境清洁整齐。    

第十三条 建立健全各类档案的登记统计制度，掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁的各种登记统计数据，按要求报送分管档案工作的领导和上级有关部门。

 第十四条 凡利用《示范校档案》，必须按规定办理利用登记手续，填写《档案借阅登记表》，对借出的档案要定期催还，不得转借他人，不得泄密，不得翻印、涂改、抽页。 

   第十五条  所有示范校建设档案均为长期保存档案，经校长批准方可销毁。